Kapitel 7 – Ledelse og indretning

§ 29. En firmapensionskasse skal have effektive former for virksomhedsstyring, herunder

1. en klar organisatorisk struktur med en veldefineret, gennemskuelig og konsekvent ansvarsfordeling,

2. en god administrativ og regnskabsmæssig praksis,

3. skriftlige forretningsgange for alle de væsentlige aktivitetsområder,

4. effektive procedurer til at identificere, forvalte, overvåge og rapportere om de risici, som firmapensionskassen er eller kan blive udsat for,

5. de ressourcer, der er nødvendige for den rette gennemførelse af dens virksomhed, og en hensigtsmæssig anvendelse af disse,

6. procedurer med henblik på adskillelse af funktioner i forbindelse med håndtering og forebyggelse af interessekonflikter,

7. fyldestgørende interne kontrolprocedurer og

8. betryggende kontrol- og sikringsforanstaltninger på it-området.

Stk. 2. Erhvervsministeren kan fastsætte nærmere regler om de forhold, der er nævnt i stk. 1.

§ 30. En firmapensionskasse skal have en bestyrelse bestående af 1 formand og et antal andre bestyrelsesmedlemmer, hvoraf mindst halvdelen vælges af og blandt medlemmerne i firmapensionskassen, medmindre Finanstilsynet under hensyn til firmapensionskassens forhold tillader en anden sammensætning af bestyrelsen.

Stk. 2. Et bestyrelsesmedlem kan til enhver tid udtræde af bestyrelsen. Et bestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes af den, som har valgt eller udpeget den pågældende. Valgperioden for bestyrelsesmedlemmer skal ophøre ved afslutningen af en ordinær generalforsamling, dog senest 4 år efter at bestyrelsesmedlemmet blev valgt.

§ 31. Bestyrelsen i en firmapensionskasse skal ansætte en direktør, der ikke må være medlem af bestyrelsen.

Stk. 2. Finanstilsynet kan i særlige tilfælde under hensyn til firmapensionskassens forhold dispensere fra kravet i stk. 1. Har en firmapensionskasse ikke en direktør, jf. § 120, eller har Finanstilsynet dispenseret fra kravet i medfør af 1. pkt., udføres de hverv, der ved loven er henlagt til direktøren, af bestyrelsen.

§ 32. Bestyrelsesmedlemmer og direktører skal være myndige personer.

Stk. 2. Bestemmelserne om bestyrelsesmedlemmer gælder også for suppleanter for disse.

§ 33. Bestyrelsen og direktøren forestår ledelsen af firmapensionskassen og skal sørge for en forsvarlig organisation og administration af firmapensionskassen.

Stk. 2. Direktøren varetager den daglige ledelse og skal følge de retningslinjer og anvisninger, som bestyrelsen har givet. Dispositioner, der efter firmapensionskassens forhold er af usædvanlig art eller af stor betydning, kan kun foretages af direktøren efter særlig bemyndigelse fra bestyrelsen. Kan bestyrelsens beslutning ikke afventes uden væsentlig ulempe for firmapensionskassen, kan direktøren dog foretage sådanne dispositioner. Bestyrelsen skal i så fald snarest muligt underrettes om den trufne disposition.

Stk. 3. Bestyrelsen skal påse, at bogføringen og formueforvaltningen kontrolleres på en måde, der efter firmapensionskassens forhold er tilfredsstillende. Direktøren skal sørge for, at firmapensionskassens bogføring sker under iagttagelse af lovgivningens regler herom, og at formueforvaltningen foregår på en betryggende måde.

Stk. 4. Prokura kan kun meddeles af bestyrelsen og kan kun meddeles til to eller flere i forening.

§ 34. Bestyrelsen for en firmapensionskasse skal

1. fastlægge, hvilke hovedtyper af aktiviteter firmapensionskassen skal udføre,

2. identificere og kvantificere firmapensionskassens væsentlige risici og fastlægge dens risikoprofil, herunder fastsætte, hvilke og hvor store risici firmapensionskassen må påtage sig, og

3. fastlægge politikker for, hvordan virksomheden skal styre hver af firmapensionskassens væsentlige aktiviteter og de risici, der er knyttet hertil, under hensyntagen til samspillet mellem disse.

Stk. 2. På grundlag af den fastlagte risikoprofil og de fastlagte politikker skal bestyrelsen give direktøren skriftlige retningslinjer, der som minimum skal indeholde

1. kontrollerbare rammer for, hvilke og hvor store risici direktøren må påføre firmapensionskassen,

2. principperne for opgørelse af de enkelte risikotyper,

3. regler om, hvilke dispositioner der kræver bestyrelsens stillingtagen, og hvilke dispositioner direktøren kan foretage som led i sin stilling, og

4. regler om, hvordan og i hvilket omfang direktøren skal rapportere til bestyrelsen om firmapensionskassens risici, herunder om udnyttelsen af rammerne i retningslinjerne for direktøren og om overholdelsen af de grænser, der er fastsat i lovgivningen vedrørende de risici, som firmapensionskassen må påtage sig.

Stk. 3. Bestyrelsen skal løbende tage stilling til, om firmapensionskassens risikoprofil og politikker samt retningslinjerne for direktøren er forsvarlige i forhold til firmapensionskassens aktiviteter, organisation og ressourcer, herunder kapital og likviditet, samt de markedsforhold, som firmapensionskassens aktiviteter drives under.

Stk. 4. Bestyrelsen skal løbende vurdere, om direktøren varetager sine opgaver i overensstemmelse med den fastlagte risikoprofil, de fastlagte politikker og retningslinjerne for direktøren. Bestyrelsen skal træffe passende foranstaltninger, hvis dette ikke er tilfældet.

Stk. 5. Bestyrelsen skal sikre, at dens medlemmer har tilstrækkelig kollektiv viden, faglig kompetence og erfaring til at kunne forstå firmapensionskassens aktiviteter og de hermed forbundne risici.

Stk. 6. Erhvervsministeren kan fastsætte nærmere regler om de forpligtelser, der påhviler bestyrelsen og direktøren i en firmapensionskasse i medfør af stk. 1-5.

§ 35. Bestyrelsen skal antage en ansvarshavende aktuar, der skal varetage de nødvendige forsikringstekniske funktioner, herunder beregninger og undersøgelser. Stillingen som ansvarshavende aktuar kan ikke forenes med stillingen som medlem af direktionen eller bestyrelsen i firmapensionskassen.

Stk. 2. Den ansvarshavende aktuar skal påse, at firmapensionskassen overholder sit tekniske grundlag m.v. Den ansvarshavende aktuar skal i denne forbindelse gennemgå det aktuarmæssige indhold i firmapensionskassens aktiviteter og materiale i øvrigt og påse, at det tekniske grundlag m.v., jf. § 47, til enhver tid er i overensstemmelse med de krav, der er nævnt i § 48, stk. 1-3.

Stk. 3. Den ansvarshavende aktuar skal omgående indberette enhver tilsidesættelse af de forhold, der er nævnt i stk. 2, til Finanstilsynet. Den ansvarshavende aktuar har ret til at forlange alle oplysninger, som er nødvendige for udøvelsen af hvervet, herunder af bestyrelsen, direktionen og nøglepersoner. Finanstilsynet kan kræve de oplysninger af den ansvarshavende aktuar, som er nødvendige til bedømmelse af firmapensionskassens økonomiske stilling.

Stk. 4. Den ansvarshavende aktuar skal årligt indsende en beretning til Finanstilsynet.

Stk. 5. Finanstilsynet kan fastsætte nærmere regler om de forhold, der er nævnt i stk. 1-4, herunder om de krav, en person skal opfylde for at kunne blive antaget som ansvarshavende aktuar.

§ 36. En firmapensionskasse skal som led i en forsvarlig organisation og administration have følgende nøglefunktioner:

1. En risikostyringsfunktion.

2. En intern auditfunktion.

3. En aktuarfunktion, såfremt firmapensionskassen yder dækning af biometriske risici eller garanterer enten et investeringsafkast eller et bestemt ydelsesniveau.

Stk. 2. Direktionen skal for hver af nøglefunktionerne udpege en nøgleperson, der er ansvarlig for funktionen.

Stk. 3. Direktionen skal sikre, at de personer, der varetager en nøglefunktion, kan varetage deres opgaver effektivt og på en objektiv, fair og uafhængig måde.

Stk. 4. En enkeltperson eller en organisatorisk enhed må varetage mere end én nøglefunktion og andre driftsmæssige opgaver bortset fra den interne auditfunktion, som skal være uafhængig af de øvrige nøglefunktioner. Bestyrelsen kan udpege den ansvarshavende aktuar som nøgleperson for aktuarfunktionen.

Stk. 5. Nøglepersonen skal rapportere om alle væsentlige undersøgelsesresultater og henstillinger inden for sit ansvarsområde til direktionen. Direktionen har herefter pligt til at beslutte, hvilke foranstaltninger der skal træffes. Refererer nøglepersonen i forvejen til bestyrelsen, vil nøglepersonen fortsat skulle rapportere til bestyrelsen, og rapporten skal tilgå direktionen. Direktionens pligter efter denne bestemmelse vil i så fald være pålagt bestyrelsen.

Stk. 6. En nøgleperson skal underrette Finanstilsynet, hvis firmapensionskassens direktion eller bestyrelse ikke i tide træffer hensigtsmæssige korrigerende foranstaltninger og som minimum i følgende tilfælde:

1. Når nøglepersonen har påvist en væsentlig risiko for, at firmapensionskassen sandsynligvis ikke vil opfylde et væsentligt lovkrav, og rapporteret herom til direktionen, og hvor dette kan have en betydelig indvirkning på medlemmernes og pensionsmodtagernes interesser.

2. Når nøglepersonen har konstateret en væsentlig overtrædelse af de love eller administrative bestemmelser, der gælder for firmapensionskasser og deres aktiviteter, og rapporteret herom til direktionen.

Stk. 7. Reglerne i § 45 finder med de fornødne tilpasninger anvendelse på nøglepersoner, der har underrettet Finanstilsynet i medfør af stk. 6.

Stk. 8. Erhvervsministeren kan fastsætte nærmere regler for de nøglefunktioner, der er nævnt i stk. 1, herunder om nøglefunktionernes opgaver og ansvarsområder.

§ 37. Et bestyrelsesmedlem eller en direktør må ikke deltage i behandlingen af spørgsmål om aftaler mellem firmapensionskassen og vedkommende selv, om søgsmål mod vedkommende selv eller om aftaler mellem firmapensionskassen og tredjemand eller søgsmål mod tredjemand, hvis vedkommende deri har en væsentlig interesse, der kan stride mod firmapensionskassens interesser.

§ 38. Firmapensionskassen forpligtes ved retshandler, som på dens vegne indgås af den samlede bestyrelse eller af medlemmer af bestyrelsen eller af direktøren, jf. dog stk. 2.

Stk. 2. Den tegningsret, som efter stk. 1 tilkommer medlemmer af bestyrelsen eller direktøren, kan kun udøves af to i forening. Denne tegningsret kan i vedtægterne yderligere begrænses således, at tegningsretten kun kan udøves af to eller flere bestemte personer i forening eller af flere end to i forening. Anden begrænsning i tegningsretten kan ikke fastsættes.

§ 39. Formanden skal sørge for, at bestyrelsen holder møde, når dette er nødvendigt, og skal påse, at samtlige medlemmer indkaldes. Et medlem af bestyrelsen, en direktør, en revisor eller den ansvarshavende aktuar kan forlange, at bestyrelsen indkaldes. En direktør, en revisor eller den ansvarshavende aktuar har ret til at deltage i og udtale sig ved bestyrelsens møder, medmindre bestyrelsen i en enkelt sag træffer anden bestemmelse.

Stk. 2. Der skal føres en protokol over forhandlingerne i bestyrelsen, der underskrives af samtlige tilstedeværende medlemmer. Et bestyrelsesmedlem, den ansvarshavende aktuar, en revisor eller en direktør, der ikke er enig i bestyrelsens beslutning, har ret til at få sin mening indført i protokollen.

Stk. 3. Bestyrelsen skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv.

Stk. 4. Finanstilsynet kan fastsætte nærmere regler om forretningsordenens indhold.

§ 40. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af medlemmerne er repræsenteret, for så vidt der ikke efter vedtægterne stilles større krav. Beslutning må dog ikke tages, uden at så vidt muligt samtlige bestyrelsesmedlemmer har haft adgang til at deltage i sagens behandling. Har et medlem af bestyrelsen forfald, og er der valgt en suppleant, skal der gives suppleanten adgang til at træde i medlemmets sted, så længe forfaldet varer. Medmindre andet er besluttet af bestyrelsen eller fastsat i vedtægterne, kan et medlem i enkeltstående tilfælde give fuldmagt til et andet medlem i stedet for at indkalde en suppleant, hvis dette er betryggende henset til emnet for drøftelserne.

Stk. 2. De anliggender, der behandles i bestyrelsen, afgøres ved simpelt stemmeflertal, medmindre der efter vedtægterne kræves særligt stemmeflertal. Det kan i vedtægterne bestemmes, at formandens stemme er afgørende i tilfælde af stemmelighed.

§ 41. En firmapensionskasse kan helt eller delvis outsource en hvilken som helst aktivitet til leverandører.

Stk. 2. Firmapensionskassen bevarer det fulde ansvar for opgavernes udførelse, når de outsourcer nøglefunktioner eller andre aktiviteter.

Stk. 3. Outsourcing af nøglefunktioner eller andre aktiviteter må ikke foregå på en anden måde, der kan føre til

1. forringelse af kvaliteten af ledelsessystemet i den pågældende firmapensionskasse,

2. uretmæssig forøgelse af den operationelle risiko,

3. forringelse af Finanstilsynets mulighed for at kontrollere, at firmapensionskassen overholder sine forpligtelser, eller

4. underminering af løbende og fyldestgørende servicering af medlemmer og pensionsmodtagere.

Stk. 4. Firmapensionskassen skal gennem processen for udvælgelse af leverandører og den løbende overvågning af leverandørernes aktiviteter sikre, at de outsourcede aktiviteter håndteres behørigt.

Stk. 5. Firmapensionskasser, der outsourcer nøglefunktioner, ledelse af virksomheden eller andre aktiviteter, der er omfattet af denne lov, skal indgå en skriftlig aftale med leverandøren. Aftalen skal have retsvirkning og skal på en klar og tydelig måde beskrive firmapensionskassens og leverandørens rettigheder og forpligtelser.

Stk. 6. Firmapensionskassen skal i god tid underrette Finanstilsynet om outsourcing af aktiviteter, der er omfattet af loven. Vedrører outsourcing firmapensionskassens nøglefunktioner eller ledelse, skal dette anmeldes til Finanstilsynet, inden aftalen vedrørende en sådan outsourcing træder i kraft. Firmapensionskassen skal underrette Finanstilsynet om eventuelle efterfølgende væsentlige ændringer i forhold til de outsourcede aktiviteter.

Stk. 7. Finanstilsynet kan fastsætte nærmere regler om outsourcing.

§ 42. Et medlem af bestyrelsen og direktionen samt ansatte, der er nøglepersoner i en firmapensionskasse,

1. skal have tilstrækkelig viden, faglig kompetence og erfaring til at kunne varetage hvervet eller stillingen,

2. skal have tilstrækkeligt godt omdømme og kunne udvise hæderlighed, integritet og tilstrækkelig uafhængighed ved varetagelsen af hvervet eller stillingen,

3. må ikke være pålagt strafansvar for overtrædelse af straffeloven, den finansielle lovgivning eller anden relevant lovgivning, hvis overtrædelsen indebærer risiko for, at vedkommende ikke kan varetage sit hverv eller sin stilling på betryggende måde,

4. må ikke have indgivet begæring om eller være under rekonstruktionsbehandling, konkurs eller gældssanering og

5. må ikke have udvist en sådan adfærd, at der er grund til at antage, at personen ikke vil varetage hvervet eller stillingen på forsvarlig måde.

Stk. 2. Et medlem af bestyrelsen, direktionen eller ansatte, der er nøglepersoner i en firmapensionskasse, skal meddele Finanstilsynet oplysninger om forhold nævnt i stk. 1 i forbindelse med indtræden i firmapensionskassen og om forhold nævnt i stk. 1, nr. 2-5, hvis forholdene efterfølgende ændres.

§ 43. Erhvervsministeren kan for firmapensionskasser fastsætte regler om definitioner af andre ansatte, hvis aktiviteter har væsentlig indflydelse på firmapensionskassens risikoprofil.

Stk. 2. Erhvervsministeren kan for firmapensionskasser fastsætte regler om lønpolitik og aflønning af bestyrelsen, direktionen og andre ansatte, hvis aktiviteter har væsentlig indflydelse på firmapensionskassens risikoprofil.

Stk. 3. Erhvervsministeren kan fastsætte regler om firmapensionskassers pligt til at offentliggøre oplysninger om aflønning af bestyrelsen, direktionen og andre ansatte, hvis aktiviteter har væsentlig indflydelse på firmapensionskassens risikoprofil.

§ 43 a. Indgår en firmapensionskasse en aftale om en fratrædelsesordning med et medlem af direktionen, og overstiger værdien af ordningen et beløb svarende til den pågældendes samlede vederlag i de seneste 2 regnskabsår inklusive pension, skal firmapensionskassen offentliggøre størrelsen af det samlede vederlag, herunder størrelsen af de enkelte vederlagsdele, og en begrundelse for vederlagsdelenes størrelse.

Stk. 2. Offentliggørelsen efter stk. 1 skal ske på firmapensionskassens hjemmeside på samme sted, som firmapensionskassens lønpolitik er offentliggjort, og skal ske, hurtigst muligt og senest 3 hverdage efter at aftalen er indgået. Oplysningerne om et medlem af direktionens fratrædelsesordning skal være tilgængelige, så længe aftalen er gældende.

§ 43 b. Løn i en aftalt opsigelsesperiode til et medlem af direktionen i en firmapensionskasse, der ikke modsvares af en sædvanlig arbejdsforpligtelse, skal udbetales månedsvis i opsigelsesperioden.

§ 43 c. En fratrædelsesgodtgørelse til et medlem af direktionen i en firmapensionskasse skal afspejle de resultater, der er opnået ved varetagelse af stillingen, og må ikke belønne forseelser eller manglende resultater.

Stk. 2. Fratrædelsesgodtgørelsen skal udbetales i månedsvise rater svarende til størrelsen af modtagerens gennemsnitlige månedsløn inklusive pension i det seneste regnskabsår.

Stk. 3. Udbetalingen af fratrædelsesgodtgørelsen kan tidligst begynde, efter en eventuel løn i opsigelsesperioden er udbetalt fuldt ud.

Stk. 4. Bestyrelsen skal indstille udbetalingen af fratrædelsesgodtgørelsen, hvis bestyrelsen vurderer, at direktøren under sin ansættelse har udvist en adfærd, der må anses for at udgøre et alvorligt ledelsesmæssigt svigt. Bestyrelsen skal tilbageholde udbetalingen af fratrædelsesgodtgørelsen, hvis firmapensionskassen sigtes for strafbare forhold, der kan tilregnes direktøren, eller hvis bestyrelsen bliver bekendt med, at direktøren er sigtet for strafbare forhold, som er begået i forbindelse med vedkommendes ansættelse i firmapensionskassen.

Stk. 5. Bestyrelsen skal kræve tilbagebetaling af en fratrædelsesgodtgørelse, der er udbetalt helt eller delvis, inden bestyrelsen er blevet bekendt med adfærd eller forhold omfattet af stk. 4.

§ 43 d. §§ 43 a-43 c kan ikke fraviges ved aftale, herunder ved aftale om fratrædelsesordning til et medlem af direktionen i en firmapensionskasse, der indgås med en anden virksomhed i koncernen, som ikke er omfattet af reglerne.

§ 44. En firmapensionskasse skal have en ordning, hvor den ansatte via en særlig, uafhængig og selvstændig kanal kan indberette overtrædelser eller potentielle overtrædelser af den finansielle regulering begået af firmapensionskassen, herunder af ansatte eller medlemmer af bestyrelsen i firmapensionskassen. Indberetninger til ordningen skal kunne foretages anonymt. Firmapensionskassen skal følge op på indberetninger til ordningen og skriftligt kunne dokumentere, hvordan firmapensionskassen har fulgt op på indberetningerne. Lov om beskyttelse af whistleblowere finder anvendelse på ordningen i 1. pkt.

Stk. 2. Ordningen i stk. 1 kan etableres via kollektiv overenskomst.

Stk. 3. Stk. 1 og 2 finder alene anvendelse for en firmapensionskasse, som beskæftiger flere end fem ansatte. Ordningen nævnt i stk. 1 og 2 skal være etableret, senest 3 måneder efter at firmapensionskassen har ansat den sjette ansatte.

Stk. 4. Finanstilsynet kan i særlige tilfælde dispensere fra kravet i stk. 1, hvis Finanstilsynet vurderer, at det vil være formålsløst, at der oprettes en ordning.

§ 45. En firmapensionskasse må ikke udsætte ansatte eller tidligere ansatte for ufordelagtig behandling eller ufordelagtige følger, som følge af at den ansatte eller den tidligere ansatte har indberettet firmapensionskassens overtrædelse eller potentielle overtrædelse af den finansielle regulering til Finanstilsynet eller til en ordning hos firmapensionskassen. Det samme gælder ved fastsættelse, tildeling og udbetaling af variabel løn til ansatte eller tidligere ansatte.

Stk. 2. Ansatte eller tidligere ansatte kan tilkendes en godtgørelse i overensstemmelse med principperne i lov om ligebehandling af mænd og kvinder med hensyn til beskæftigelse m.v., hvis deres rettigheder er blevet krænket ved overtrædelse af stk. 1. Godtgørelsen fastsættes under hensyn til den ansattes eller den tidligere ansattes ansættelsestid og sagens omstændigheder i øvrigt.

Stk. 3. Stk. 1 og 2 kan ikke fraviges ved aftale til ugunst for den ansatte eller den tidligere ansatte.

§ 45 a. Indgår en ansat eller en tidligere ansat og en firmapensionskasse en aftale om en tavshedsklausul, skal det fremgå af aftalen, at den ansatte eller tidligere ansatte ikke er afskåret fra at indberette oplysninger om overtrædelser eller potentielle overtrædelser af den finansielle regulering til offentlige myndigheder.

Stk. 2. Uanset stk. 1 er den ansatte eller tidligere ansatte ikke afskåret fra at indberette oplysninger om overtrædelser eller potentielle overtrædelser af den finansielle regulering til offentlige myndigheder, selv om et sådant forbud indgår i en aftale mellem den ansatte eller tidligere ansatte og firmapensionskassen. Det samme gælder indberetninger til ordninger efter § 44.

§ 46. En firmapensionskasse og dens ansatte må ikke uberettiget videregive eller udnytte fortrolige oplysninger, som firmapensionskassen eller dens ansatte har fået kendskab til under udøvelsen af deres hverv.

Stk. 2. Den, som modtager oplysninger efter stk. 1, er omfattet af den i stk. 1 nævnte tavshedspligt.